Datenschutz im Notariat – Pflichtinformationen gem. Art. 12 ff. DSGVO

Zur Erfüllung des Auftrages für Sie, setzen wir nicht nur eine komplexe EDV ein, sondern erheben, verwalten und verarbeiten auch eine Vielzahl persönlicher Daten von Ihnen. Seit dem 25. Mai 2018 gilt die sog. Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei der DSGVO handelt es sich um ein neues, einheitliches Datenschutzrecht für die gesamte Europäische Union. Mit dieser Pflichtinformation kommen wir zum einen unserer gesetzlichen Informationspflicht nach. Zum anderen lässt sich ersehen, dass wir den Schutz Ihrer Daten wie bisher auch weiterhin sehr ernst nehmen. Sollten Sie hierzu Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten / Urkundsbeteiligten hat im Notariat einen besonders hohen Stellenwert. Wir möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten wir nach der DSGVO verarbeiten. Dieser Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: Notar Wolfgang Außner (im Folgenden: Notar Außner), Oberhöchstadter Straße 10, D-61440 Oberursel, Deutschland Email: ra@aussner.de Telefon: +49 (0)6171 – 919310, Fax: +49 (0)6171 – 9193110.

Bestellter Datenschutzbeauftragter von Notar Außner ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Herrn Rechtsanwalt Nils Außner, beziehungsweise unter datenschutzbeauftragter@aussner.de erreichbar.

2. Erhebung & Speicherung personenbezogener Daten sowie Art & Zweck & deren Verwendung
Wir verarbeiten bei der Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Erfüllung von Informations- und Antragspflichten erforderlich.

Wenn Sie uns mit einer notariellen Tätigkeit beauftragen, erheben wir folgende Informationen:
• Allgemeine Personendaten: Anrede, Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand, Staatsangehörigkeit, gültige E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), etc.;
• Kennnummern: Personalausweis- und/oder Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, KFZ-Kennzeichen, etc.;
• Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
• Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen, etc.
• Informationen, die für die Durchführung Ihres erteilten Auftrages notwendig sind
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um Sie als unseren Mandanten / als Urkundsbeteiligten / Auftraggeber identifizieren zu können;
• um Sie angemessen notariell beraten zu können;
• Ihren uns erteilten Auftrag durchführen zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihren Auftrag bzw. Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, c und e DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertrag erforderlich.

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG), dies sind z.B. Angaben zu Behinderungen, der sexuellen Orientierung und Gesundheitsdaten.

Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister. Ferner erheben wir Daten aus sonstigen Quellen z.B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur aufgrud vorheriger Veranlassung durch Sie und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten.

3. Speicherung Ihrer Daten
Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare (7 Jahre für Nebenakten, 30 Jahre für Verwahrungs-, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste und Generalakte, 100 Jahre für Urkundenrollen, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

4. Empfänger Ihrer Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: das Grundbuchamt, das Handelsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, das Finanzamt, die Ländernotarkasse, andere Notare, Kreditinstitute und sonstige private Dritte. Die Übermittlung an private Dritte geschieht ausnahmslos nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.
Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören insbesondere von uns eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden. Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind insbesondere der IT-Systembetreuer, die Notarsoftwareanbieter, die Finanzbuchhaltung.

5. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
• Auskunft über Sie betreffenden personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).
Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gem. § 18 BnotO entgegensteht. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Basis von gesetzlichen Regelungen.

Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch einen Widerruf nicht berührt.